Para que la organización de un evento deportivo sea un éxito, se requiere realizar una planificación muy minuciosa y que la hoja de ruta contenga toda la información previa, durante y post al evento.
En LADEBUT Agency, somos especialistas en la activación de marca, organización de eventos y team building deportivos, y por ello, queremos compartir unos consejos.
Definir los objetivos
Antes de planificar y organizar un evento, has de tener claro cuáles son los objetivos. Es decir, qué quieres conseguir con la realización del evento deportivo.
LADEBUT, como agencia de marketing deportivo y tras muchos años realizando proyectos para grandes marcas, el primer paso que siempre marcamos es la definición de estos objetivos.
Alguno de ellos:
- Visibilidad de marca
- Captación de leads
- Fidelización de clientes
- Impactar en un target concreto (segmentación)
- Engagement
Si la planificación lo es todo también es clave tener muy bien definido el presupuesto con el que contamos para realizar el proyecto.
La creatividad marca diferencias
Por lo tanto, si ya tenemos los objetivos bien definidos y sabemos del presupuesto que disponemos nos toca pensar qué vamos a realizar en el evento.
Pensar “out of the box” y no caer en la rutina, en lo fácil, hará que sorprendas a los asistentes o a todas aquellas personas que posteriormente vean tu evento. Para ello es necesario que no te censures, que trabajes con el equipo a partir de unas buenas premisas y hagáis un brainstorming con el cliente si es necesario.
El siguiente paso es tener un listado de proveedores de confianza:
- Para reservar un espacio que se adapte a tu idea y funcione cumpliendo con los objetivos de marca.
- Staff de confianza para gestionar la seguridad, ticketing, gestión de colas, animación.
- Proveedores que se encarguen del diseño y montaje de todos los materiales (carpintería, estructuras de truss, impresión, etc.)
- Creadores de contenido que puedan grabar y viralizar todo el proyecto.
- Técnicos especistas en sonido e iluminación.
- Equipos de limpieza.
La promoción del evento deportivo
Ahora toca promocionar el evento deportivo. Tenemos diferentes vías.
Ya sea a través de RRSS, con una página web o haciendo uso de los medios tradicionales.
En cualquier caso, la promoción es clave para tener una buena respuesta de la audiencia. Pero es obligatorio segmentar y que cualquier campaña esté adaptada al target sobre el que nos dirigimos.
Una vez controlado el espacio donde tendrá lugar la activación y tenemos la selección de todo el personal que participará en nuestro evento deportivo hemos de poner en marcha a todos los proveedores.
Para ello antes hemos de centrarnos en cerrar (con la validación por parte del cliente) de todas las creatividades y el mensaje que darán forma al evento.
Sin esa conformidad no podemos avanzar hacia el siguiente nivel que son las producciones de todos los materiales.
El día del evento
Para que un evento deportivo funcione como un reloj es fundamental disponer de una escaleta.
Este documento marcará absolutamente todo lo que va a pasar en el evento y nos permitirá tener una visión global de cada detalle y el equipo implicado.
Es vital saber qué sucederá, cuánto dura cada acción, quién es el responsable… cualquier mínimo detalle quedará reflejado y no dejaremos nada al azar. Y por supuesto, nos permitirá tener margen de maniobra para solventar cualquier imprevisto que pudiera suceder.
Una vez ha terminado nuestro evento deportivo, realizar una correcta autoevaluación es tan importante como lo fue la propia activación. Es decir, nos toca realizar una revisión de lo que ha sido el proyecto en todos sus aspectos.
Analizar cada detalle que se puede mejorar, todo aquello que no ha salido como pensabas, lo que al final no ha sido necesario o lo que ha funcionado a la perfección.
Todos estos aspectos juntamente con el cierre final del proyecto permitirán tener una mejora continua y ofrecerá a nuestro cliente la certeza que los objetivos marcados desde el principio se han alcanzado.
Es entonces cuando podremos hablar del éxito de un evento deportivo.
Echa un vistazo a nuestros perfiles de redes sociales y descubre todos los eventos y activaciones de patrocinio que hemos llevado a cabo con equipos de fútbol, básquet, tenistas… gracias a todas las empresas que han confiado en nosotros.
