Evento deportivo

ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO DEPORTIVO

Evento deportivo

Hoy responderemos a las preguntas claves para la organización de un evento deportivo.
Muchas empresas deciden apoyarse en agencias de marketing deportivo como LADĒBUT para realizar sus eventos deportivos y conseguir objetivos como por ejemplo:

  • Mejorar la imagen de marca.
  • Ganar visibilidad.
  • Fidelizar a los clientes.
  • Captar nuevos clientes.

 

LADEBUT AGENCY, una agencia especializada

LADEBUT Agency es una agencia especializada en eventos deportivos y activación de marca. Contamos con una experiencia de más de 7 años trabajando para clientes tanto nacionales como internacionales.

En entradas anteriores, ya hemos hablado de activaciones de patrocinio  o de los eventos team building.

En ambos casos, desde la agencia se ofrece un servicio integral:

– Idea creativa o planteamiento.
– Desarrollo del proyecto.
– Ejecución.
– Cierre del proyecto.

 

Conocer las necesidades y los objetivos principales del evento

En primer lugar, te has de formular una serie de preguntas para poder escalar el proyecto y tener claras las necesidades reales para la organización de tu evento deportivo.

  • ¿Cuál es el objetivo de organizar un evento deportivo?
    Teniendo una visión clara de los objetivos de nuestro cliente, podremos definir que características tendrá nuestro evento.
  • Un factor clave, ¿De qué presupuesto disponemos?
    Es muy importante gestionar los recursos para maximizar los resultados. No por tener un presupuesto más grande, el evento será un éxito.
    Dependiendo de si contamos con más o menos recursos económicos tendremos que dar prioridad a unas partidas o a otras. Aquí es clave la creatividad y el conocimiento del sector, además de contar con proveedores de confianza.
  • Una vez tenemos definido el objetivo y el presupuesto, debemos buscar el lugar adecuado a desarrollar la actividad. Y por lo tanto hacer una visita técnica para tener controlado hasta el más mínimo detalle del espacio elegido.
    En muchos casos el cliente tiene claro donde emplazar el evento, pero buscar el lugar adecuado es un gran reto.
    Que el espacio sea «amigable» del target deseado o sea de fácil acceso y que tenga visibilidad son detalles clave. Pero lo más importante es que en el espacio que elijamos podamos desarrollar sin sobresaltos nuestro evento porque la instalación cuenta con la infraestructura técnica y los servicios básicos cubiertos.

 

Planificar y comunicar correctamente

  • La siguiente tarea es realizar un retrotiming o planning de todos los aspectos de nuestro evento deportivo y designar a los responsables.
    Tener claro cuánto tiempo tardaremos en diseñar la línea gráfica del proyecto y su correspondiente aprobación. La creación de los renders de todos los elementos como del branding o señalética. También controlar los tiempos de producción de los elementos como podrían ser los productos de merchandising.
  • Un aspecto vital es el plan de comunicación: generar expectación y la necesidad de asistir a nuestro evento. Saber qué contenido utilizaremos previamente al evento para que sea un reclamo utilizando las plataformas que mejor se adaptan a nuestras necesidades. También adaptar el tono y el mensaje a nuestro público objetivo.

En LADĒBUT contamos con un equipo propio para diseñar, crear y producir todo el contenido audiovisual, por lo que adaptamos la producción audiovisual a los diferentes canales para generar un mejor engagement. También trabajamos en la estrategia digital en todas las fases de tu evento.

 

El día del evento

Una vez llega la fecha del evento deportivo faltará tener controlado un aspecto fundamental en el funcionamiento de la activación: la selección del personal.

Una vez hemos elegido todo el personal que va a participar en la activación (personal de las zonas de accesos, monitores especializados de las actividades, personal de seguridad, cátering o de limpieza) hay que facilitarles un briefing claro y conciso del evento y de sus responsabilidades.

Contar con personal suficiente y cualificado ayudará a que haya un funcionamiento fluido de todas las facetas del evento y será fundamental en la organización de tu evento deportivo.

Finalmente tendrás que realizar un reporte con los indicadores definidos previamente.
De esta manera sabremos si el evento cumple con los objetivos definidos: captación de clientes, conversión, participación, impacto en medios, etc.

Llevar a cabo un evento puede parecer tarea sencilla, sin embargo todos los detalles cuentan para lograrlo con garantías. La planificación y organización de cualquier activación, ya sea deportiva o no, y el conocimiento de la industria guiarán el camino al éxito.